Quando posso considerar minha vaga garantida?

Na abertura de períodos de alta temporada muitos associados reportam-se à nossa Ouvidoria para reclamar de falhas no sistema FlexReserva. No entanto, após análise mais apurada de cada ocorrência, percebemos que a quase totalidade dos casos está relacionada a falhas de comunicação – o que qualquer conexão de Internet está sujeita – ou desconhecimento do Regulamento de Reservas e de como as regras de hospedagem são aplicadas.

Há também certa confusão sobre em qual ponto do processo o associado pode considerar sua reserva “concluída” e sua vaga “garantida”. Isso só acontece quando ele clica no botão “Confirmar Reserva” que aparece na última tela do processo depois que ele marca a opção “Li e aceito os termos acima”, como pode ser visto na figura a seguir:



É preciso notar que na medida em que avança nas telas do sistema o associado estará informando as condições em que pretende fazer sua reserva, ou seja: definindo a categoria, a unidade, o período, o número de pessoas e o tipo de apartamento desejado. Essas informações são utilizadas pelo FlexReserva como “filtros” para verificar se há disponibilidade de vagas para atender àquela reserva em especial.

Como qualquer sistema online que lida com milhares de acessos simultâneos o FlexReserva precisa assegurar que não haja duplicidade na alocação de vagas, o chamado overbooking, e para isso emprega dispositivos de bloqueio temporário a partir do momento em que o associado seleciona com sucesso o número do apartamento desejado.

Entende-se por “selecionar com sucesso” o ato de clicar sobre o número do apartamento e receber uma resposta positiva do sistema quanto à sua disponibilidade. Nesse ponto é preciso lembrar que várias pessoas podem estar tentando selecionar aquele mesmo apartamento naquele mesmo instante e, nesse caso, o associado que iniciar o processo primeiro será contemplado, enquanto os demais receberão um aviso de que o apartamento já foi ocupado por outra pessoa.

É preciso reforçar que mesmo tendo alocado um apartamento com sucesso o associado só pode considerar sua reserva garantida após o clique no botão “confirmar reserva” que, como dito anteriormente, aparece na última tela do processo. Esse passo é necessário para assegurar que o associado tenha a oportunidade de conferir e ratificar todas as informações coletadas pelo sistema até aquele momento, além de avaliar com antecedência o custo final da hospedagem.

Uma vez que a reserva tenha sido confirmada o sistema fará a emissão da guia de hospedagem e o associado terá um prazo de até cinco dias úteis (dependendo da proximidade do check-in) para realizar o pagamento.

Se o pagamento não for efetuado no prazo a guia será cancelada automaticamente e o apartamento será novamente disponibilizado no FlexReserva.

A seguir vamos descrever, passo-a-passo, cada uma das etapas do processo de reserva. Note que até o passo nº 7 o sistema estará operando em modo de coleta de dados. O bloqueio temporário do apartamento só acontece a partir do passo nº 8 e a efetivação da reserva acontece apenas na conclusão do passo nº 10.
  1. Seleção da Categoria:
    É a primeira tela do FlexReserva. Aqui o associado seleciona a categoria da Unidade de Lazer: Campo, Montanha, Circuito das Águas, Thermas, Praia ou Capital.
  2. Seleção da Unidade de Lazer:
    Aqui o associado escolhe uma Unidade de Lazer específica a partir da lista de unidades que se enquadram na categoria selecionada no passo anterior.
  3. Seleção do Mês:
    Nessa tela o associado seleciona o mês desejado dentre aqueles abertos para venda. Essa lista geralmente conterá o mês atual e os próximos três meses do calendário.
  4. Seleção do Período:
    Nessa tela é possível verificar – no calendário correspondente ao mês selecionado no passo anterior – quais dias ainda possuem quartos disponíveis para reserva. A legenda na parte superior da tela indica a situação de cada dia:


    O associado deve selecionar o dia em que deseja entrar na unidade (check-in) e o dia em que deseja sair da unidade (check-out). O período selecionado deve compreender o mínimo de duas e o máximo de sete noites, configurando de duas a sete diárias, respectivamente.

    Os dias marcados com um (X) em fundo vermelho não podem ser selecionados como data de entrada (check-in), mas podem ser selecionados como data de saída (check-out). O (X) indica que naquele dia todos os apartamentos da unidade já estão ocupados para o pernoite (ou estão fechados para manutenção).

    É muito importante notar que a seleção do período não é garantia de vaga. Essa informação será utilizada em conjunto com a quantidade de hóspedes (fornecida no próximo passo) para filtrar os quartos disponíveis na unidade que atendam às necessidades da reserva.

  5. Informação da Quantidade de Adultos e Crianças:
    Aqui o associado deve informar a quantidade de adultos, crianças não pagantes (de 0 a 4 anos), e crianças pagantes (de 5 a 13 anos) que farão parte da reserva.

    É muito importante notar que a definição da quantidade de hóspedes não é garantia de vaga. Essa informação será utilizada em conjunto com o período (fornecido no passo anterior) para filtrar os quartos disponíveis na unidade que atendam às necessidades da reserva.

  6. Sugestão do Sistema (Melhor Preço):
    Nesse ponto o FlexReserva vai verificar se existe algum apartamento livre na Unidade de Lazer escolhida que comporte, no período selecionado, a quantidade de hóspedes informada.

    O sistema tentará encontrar o apartamento que ofereça o melhor custo-benefício para o associado. Por exemplo: se a reserva for para dois adultos o sistema tentará encontrar um apartamento duplo (com capacidade para duas pessoas). Se não houver um apartamento duplo disponível, ele tentará encontrar um triplo, e assim sucessivamente. Esse processo visa otimizar a ocupação dos quartos e oferecer o menor custo de hospedagem possível para a reserva.

    Chegar a esse ponto do processo não é garantia de vaga. O sistema apenas identificou que a vaga existe, mas ela pode estar sendo disputada por mais de um associado (outras pessoas estarão vendo aquela mesma informação naquele mesmo instante).

    Se mais de um tipo de apartamento satisfizer às condições da reserva o sistema apresentará também um botão “outras opções”, conforme figura abaixo:


    Já se não houver nenhum apartamento disponível que comporte o número de hóspedes informado no período selecionado o sistema emitirá uma mensagem de alerta e não será possível continuar o processo de reserva.

    É possível, em alguns casos, solicitar um segundo apartamento, porém essa solicitação deve observar as regras previstas no regulamento de reservas (clique aqui para ler as regras no website da AFPESP).

  7. Identificação do Usuário:
    Nos dias de abertura de novos períodos o FlexReserva solicita que o associado identifique-se logo que acessa o sistema (antes do passo nº 1, nesse caso), mas nas demais ocasiões o associado só precisa se identificar nesse ponto do processo (passo nº 7). Para prosseguir é preciso informar a Matrícula ou o CPF do Titular e a Senha de Acesso (previamente cadastrada).


    Não será possível continuar com a reserva se houver pendências financeiras ou inconsistências no cadastro do sócio. É por isso que recomendamos que o acesso seja testado com antecedência (dias antes) para evitar frustrações na disputa por pacotes de alta temporada na data de abertura do período, quando a concorrência é acirrada.

    Se você tiver abandonado um processo de reserva pela metade em ocasião anterior o sistema emitirá uma mensagem de alerta. Para continuar com a reserva atual será necessário clicar no botão “prosseguir”.
  8. Seleção do Apartamento:
    Nessa tela o associado deve escolher o número do apartamento que acha mais conveniente para a sua reserva (dentre aqueles disponíveis). Só serão exibidos os apartamentos do tipo selecionado no passo nº 6.

    IMPORTANTE: Nesse ponto é preciso lembrar que outros associados podem estar disputando o mesmo tipo de apartamento. A informação dos apartamentos livres e ocupados será atualizada na tela do sistema a cada 5 segundos (se não houver nenhum problema com a sua conexão de internet).

    No momento em que o associado clicar no número do apartamento que deseja ocupar o sistema vai exibir a foto ilustrativa e ele terá a opção confirmar ou cancelar a escolha. Ao clicar no botão “selecionar” o sistema precisará verificar se outra pessoa já não fez isso antes, mesmo que por uma fração de segundo de diferença.

    Se o apartamento ainda estiver livre ele será bloqueado TEMPORARIAMENTE (por 20 minutos) e nenhum outro associado poderá escolhê-lo (ele passará a figurar como ocupado), mas isso AINDA NÃO GARANTE A VAGA. Se o processo de reserva for abandonado nesse ponto, seja qual for o motivo, o quarto será desbloqueado e passará a figurar como livre na tela de seleção, podendo ser escolhido por qualquer outro associado.

    É possível delegar a escolha de um quarto ao FlexReserva, bastando para isso clicar no botão “Selecionar Automaticamente”:


    No entanto não é possível garantir que o FlexReserva conseguirá encontrar um apartamento vago automaticamente, visto que eles podem ser ocupados muito rapidamente na abertura de períodos de alta temporada e pacotes especiais.

    Tanto para a seleção automática quanto para a seleção manual nosso servidor processa os pedidos de bloqueio temporário dos apartamentos por ordem de chegada, ou seja, o primeiro associado a solicitar um determinado apartamento ficará TEMPORARIAMENTE com ele.

  9. Definição dos Hóspedes:
    Nesse ponto o associado deve informar quem, especificamente, serão os hóspedes de sua reserva. Os nomes podem ser selecionados na lista de dependentes cadastrados (com carteira válida) ou inseridos por meio do botão “adicionar familiar convidado”.

    Para que não haja diferença no cálculo do valor total da reserva – apresentado ao associado como melhor custo-benefício no passo nº 6 – é preciso manter a mesma configuração de adultos e crianças que foi informada no passo nº 5. Qualquer divergência implicará no recálculo das diárias e o resultado será apresentado no passo seguinte.

  10. Confirmação da Reserva:
    Nessa tela serão apresentados ao associado todos os detalhes da reserva, bem como avisos, regras de aceite e outras informações importantes que devem ser observadas durante a estada na unidade. Para confirmar a reserva é imperativo lê-las e marcar a caixa “Li e aceito os termos acima”, o que indica que o associado concorda com as condições apresentadas. Nesse momento os botões abaixo serão exibidos:

    Se o associado clicar em “Cancelar”, o apartamento selecionado será liberado imediatamente e o sistema retornará à tela inicial para que uma nova reserva seja iniciada. É preciso estar atento nesse ponto do processo para não cancelar a reserva por engano!

    Se o associado clicar em “Voltar” poderá retornar a qualquer ponto do processo para realizar alterações. Mas é preciso ficar atento, pois se ele retornar à tela de seleção do apartamento, aquele que havia sido bloqueado temporariamente para atender sua reserva será liberado imediatamente e poderá ser ocupado por outra pessoa!


    Se o associado clicar em “Confirmar” e não houver nenhum problema com sua conexão de internet, receberá uma mensagem informando que sua reserva foi efetivada e ESTARÁ COM SUA VAGA GARANTIDA.

    A partir desse ponto o associado deve atentar-se ao prazo de pagamento. Se não for constatado pagamento dentro do prazo previsto a reserva será cancelada automaticamente e o apartamento selecionado será liberado para que possa ser ocupado por outra pessoa.

Esperamos que as informações aqui apresentadas tenham sido suficientes para dirimir suas dúvidas quanto ao processo de reserva no sistema FlexReserva. A equipe responsável pelo produto está constantemente buscando novas formas de tornar o sistema ainda mais simples e intuitivo e, nesse ponto, a opinião dos nossos associados é muito bem-vinda.